会议策划中的注意事项

   “会议”一词,对我们中国人来说并不陌生。当打开电视机或上网冲浪时,成立大会、庆功会、发布会、电话会议、工作会议、座谈会、报告会.....不绝于耳,每当年末,各大公司还会举办年会来辞旧迎新。现如今,会议的发展已经成为宣传教育、发扬民主、互相沟通的有效手段,问题是要把会议开的精、办得好。

                                  

    要把会议办好,好的策划方案是第一步,下面我们就以公司年会为切入点做深入探讨。
   公司年会筹备最核心的准备工作就是制订年会预算,年会预算包含交通费用,会议场地费用,住宿费用和餐饮费用,还有一些活动费用。年会预算制定合理不仅可以赢得领导的认可,也是年会是否顺利实施的一项保证。接下来就为你讲一下策划年会以及需要注意的地方。
   首先要考虑的是在哪开年会,如果公司只是在本地办公,年会活动场地在本地,这样交通费用就会省下很多,如果公司在外地有分公司,或者年会活动场地在其他城市,那么就要考虑添加交通费用,年会需要多少人参加,出发地至会务地的交通费用和会议期间交通费用,还有欢送交通及返程交通都是要考虑在内的部分。
   其次就要考虑年会活活动场地租赁,这是在年会预算中占比重很大的一部分费用。你想要开什么规模的年会,需要年会活动场有哪些设施,在年会活动开始的时候有哪些需要布置,这些都是要考虑的问题。而大多数的工作人员对这方面还不是很熟悉,挨家年会活动场地去比价看服务不仅需要大量的时间和精力,因为只是合作一次,酒店给出的优惠价格往往不会很满意,建议预定选年会活动场地时可以到场地网上去看看,上面会有当地酒店和会议中心的介绍,报价和网友对酒店的评价,如果参加团购还可以得到更多优惠。
   定下来年会活动场地,接下来要考虑的就是住宿费和餐饮,住宿应该非常好理解,如果年会活动场地提供就更好了,如果没有就需要年会组织者提前预定,正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。年会活动组织者明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围以便做出相关安排。会议的餐饮可以很简单,也可以很复杂,这取决于年会活动的需要及会议目的。
   除非年会活动长期在室外,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括设备本身的租赁费用和设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,这点也可以委托年会活动场地的工作人员协助完成。
   很多公司在年会开完后会有节目表演的过程,在节目表演的过程中穿插着年终奖的发放,或者公司对员工的奖励,这些需要提前跟年会活动场地工作人员沟通,由他们提供表演的活动场地和所需要的视听设备。这部分比较简单了,只需要统计好表演的节目和参与的人数就可以。
   细节决定成败。一场成功的年会,需要准备充分,细心决定了成败,同时也需要各个部门的配合,只有公司上下群策群力,积极参与,才能完成一个圆满的年会。

 

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