会议工作问题之探讨

   会议是人类社会政治、经济、文化、军事等各个领域中一种不可或缺的交往形式。随着我国社会生产的发展,会议这一概念被赋予丰富放入内涵和广泛的外延。近年来,随着中央八项规定的深入贯彻落实,厉行节约反对浪费制度建设和改进会风的进一步加强,在适应新形势新任务的要求下,各省、市(自治区)人民会堂作为本省、市(自治区)政治、经济、文化生活的主要活动场所,为四家班子召开重要会议及举办重要外事活动提供了强有力的服务保障,需进一步强化优质高效的服务。就自身在服务大型会议方面遇到的几点问题进行研究,在会前准备、会中服务、会后落实等方面进行积极探索,谈一下见解。
   ①组织报到和签到。为了掌握到会人员出席情况,各种会议会前都要组织好报到和签到。会议报到和签到的形式有以下几种情况:
   大型会议的报到,一般在大会驻地进行。大会设报到处(如果会议有几个驻地,每个驻地都应设报到处),并安排专人组织报到,掌握报到和文件发放情况。同时,还应做好住房安排,发放会议票证,迎接外埠与会人员,送发会议文件材料等项工作。会议报到结束,会议工作人员即应向大会秘书长或大会负责人报告出、缺席情况(应到人数、实到人数、缺席人数及原因)。
   一般会议的报到和签到有两种情况:一种是会期较长,有外埠人员参加的会议,会议工作人员应提前到达驻地组织报到,并及时向会议主持人报告报到的情况。另一种是会期较短,无外埠人员参加的会议,会议工作人员可提前抵达会场,在会场门口组织签到即可。
   人数较多的会议,进入会场(北京会场租赁)时的签到,可以采取发入场证、签到卡片或凭会议通知入场的办法代替,以节省签到时间,做到迅速入场。
   ②会议记录与编发会议简报。会议记录是会议内容与进程的真实凭证,特别是各级领导班子会议的记录,属于核心秘密,是重要的文件档案内容。因此,重要会议必须做好会议记录。一般会议是否要做会议记录,应由会议领导人决定。为了做好会议记录,负责会议记录的同志,会前应认真阅读会议文件和熟悉与会人员名单,开会要集中精力做好记录,会后还要认真核对记录。记录要用钢笔、毛笔,不能用铅笔和没经国家有关部门鉴定、不符合存档要求的圆珠笔。
会议简报是用来反映交流会议情况,指导会议正确进行的重要工具。一般性会议不宜编发简报,重要会议编发筒报也应贯彻少而精的原则,使其真正发挥作用。
   ③会议特殊情况的处理。会议进行过程中,可能出现临时改动,如调整议题,变更IEI程,改变会场,查找文件资料,临时找人,增加会议人员,传达意见以及召开其他临时会议等等。对此,会议工作人员应根据情况,及时做好有关工作。
   ④会议公用车辆的调度。大型会议,应视会议人数,本着节约的原则,配备适当数目的车辆以满足会议交通的需要。会议公用车辆一般由会议后勤组统一调度管理。
   ⑤文娱活动的安排。为了调节会议生活,做到有张有弛,劳逸结合,某些会期较长的会议,可以适当安排一些文娱活动。这些文娱活动最好能和会议的主题结合起来。会余之暇,还可组织与会人员开展联欢活动,以增进与会人员之间的感情。

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