会议工作之总结

   举办一场会议是比较简单的,但是要办好一个会议,塑造品牌,打造出具有国际影响力的会议却是没那么容易的,会议产业需要可持续发展。不管一个会议的规模有多大,整个会议流程的每一个环节都是不能缺少的。一个会议的成功取决于人,因此需要培养大量的专业人才。其次主办方在会议的名称、主题、会议的内容设计、视觉设计、表现方式、营销手段等各个方面,也要更加注重塑造会议的品牌形象,以提高会议品牌的竞争力。第三,会议策划的创新。一次会议的举办,要想提高参会者的参与度,提高在会议内容和服务质量方面的体验,创新是必不可少的元素。
   除此之外,还需要主办方和参会者双方能够有效、合理的沟通,会议举办方接待方都去遵守会议流程,流程涉及的服务范围广泛,包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节,每个环节都囊括了众多的接待内容。所以会议接待方的质量是会议成功的的主要因素之一。我们在制订会议计划时,要注意以下三个方面:
   ①使每个人都有发言的机会会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会,使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。
   ②使每位与会者都负起责任让每位与会者调整自己的交流方式,以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到,如果他们不发言,就没有人知道他们的主意。同样,要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些,以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议,但这并不意味着其他人就没有责任。
   ③将插话和跑题降到最低限度要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时,与会者总是不断打断别人的发言,最后,作为没有办法的办法,他们决定,谁打断别人的发言,就罚款25美元。这可是个聪明的主意,收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话,就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。由于性格和文化背景的不同,怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略,使得每次会议都取得成效,这样才对得起你付出的时间和努力。交流方式的差异使得会议的有效性大打折扣,而这些差异往往是由于性别、文化背景等方面的差异造成的,这是组织好会议是至关重要的。

   ☞如何做好会议的收尾工作
   会议的召开本身是一件繁琐复杂的事情,酒店会议场地负责人表示,会前需要找会议场地,做预算,迎接与会者,会议进行时需要做好会务接待服务,那么,会议结束后,还需要做好些什么工作呢?
   ①会议费用结算
   在会议的组织过程中,有多项费用需要等到会议结束才能进行结算和支付,例如会议场地的租赁费用、设备租赁费用、食宿费用、人员劳务费等。在会议结束后安排专门的财会人员办理此项工作。结算会议费用时应当做到账款两清、准确无误,将相关的票据、合同和账目妥善保管,防止混乱和丢失。参会人员如果需要发票,可以向其开具正规的票据。同时协助酒店办理参会人员的退房手续。
   ②送别与会人员
   安排专门的工作人员,在会场外、宾馆门口欢迎参会人员离开。对于一般的参会者,可安排礼仪小姐或他们工作人员送行;对于身份特殊的参会者(如上级领导),则应当安排身份对等的人员送行。送行时应当充分注意礼仪,向对方表现出诚挚的惜别之情。
   ③安排暂留人员
   由于各种原因,有部分人员在会议结束后暂时不离开,需要主办方继续做好服务工作,妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员,可能会存在旅游或购物需求,会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员,由于进行善后工作而需要继续驻留,应当合理安排费用,尽快完成全部工作。

   ☞如何做好会议总结
   会议总结容易出现的问题,一是不予概括,记流水帐;二是只谈成绩不找问题;三是前后矛盾,不予协调。解决上述问题,必须注意从以下几个方面做起:
   ①实事求是,一分为二。做任何工作都不可能是十全十美的,总会有成绩又有不足甚至是某些失误。写会议总结必须从客观实际出发。如实反映情况,不能只报喜不报忧,更不允许片面,要一分为二,既要反映成绩总结经验,又要适当批评错误,弄清存在问题,才能写好总结,发挥总结应有的作用。
   ②全面评价,突出重点。这是写好会议总结的基本前提。写总结时,必须全面看问题,全面评价工作,但内容要有所侧重,不能主次不分,详略不当。要在把握整体的前提下,抓住主要问题、主要情况,加以深刻分析,力求从现象中得出规律性的结论。
   ③条理清楚,层次分明。这是写好会议总结的基本要求。写总结的目的不同,有的总结要向上级汇报,有的总结要向同级单位介绍,有的总结则要向下级报告工作。因此,一定要注意眉目清楚,层次分明,条目不宜繁杂,让人一目了然。
   ④分析研究,找出规律。这是写好会议总结的关键。写总结时,对占有大量、丰富的材料,要进行认真的分析研究,从中找出规律性的东西。要重点总结那些具有指导意义,行之有效的典型经验,要阐明其来龙去脉,论证其发展趋势,才能总结出经验教训,写出较好的总结。
   ⑤叙议结合,详略得当。这是写好会议总结的基本方法。总结作为日常工作中常用的一种实用文体,既不同于叙事性的文章,又不同于文学作品。从表述方式上讲,既要用叙述的方式谈情况,讲做法,摆成绩,又要用议论的方式分析原因,谈出体会,揭露问题,要求叙议有机结合。语言要求准确、简明,不可拖泥带水,过分笼统和修饰。
 

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