会议的概念与目的

   ①会议的概念
   在时钟走过的每一秒,全世界都会有数以千万计的人或围着大大小小、形状各异的桌子,或聚集在广场上,交流着各种信息,商讨和决定着政治、经济、军事、外交、科技、教育、文化、体育等各方面的问题。尽管聚会的性质各不相同,参加者的身份和目的也不尽一致,但至少有一点是共同的:这种聚会商议方式为人们架起了交往和沟通的平台,为解决与会者面临的共同问题创造了条件。我们称这种方式为“会议”。
   “会议”一词最早出现在什么年代,尚待考证。但是,作为一种交往和沟通方式,会议活动在人类社会野蛮时代的氏族社会就已出现,可谓源远流长。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中指出,早在荷马时代,古希腊人和古代德意志人就建立了氏族首长议事会和人民大会制度。当时的氏族在举行人民大会时,男男女女都站在周围,有秩序地参加讨论,这种会议形式被称为“围立”。《尚书·盘庚》中也有证明我国在商代已出现类似人民大会和氏族首长议事会制度的记载。
   时至今日,世界上每时每刻都在进行着各种名目繁多的会议。国际组织、政府机关、跨国公司,乃至车间班组、家族内部,无不需要运用会议交流思想、弥合分歧、协调关系、达成共识、实施管理、联络感情……总之,会议已经深深植根于社会活动的各个领域,成为现代社会须臾不可或缺的交往和沟通方式。
   随着会议的功能及其领域不断拓展,“会议”一词使用的频率越来越高。由于缺乏科学的定义,“会议”的概念也经常被滥用。将展览会、演唱会、体育运动会等活动方式纳入会议范畴的情况,无论是理论界还是在会议管理的实践中都相当普遍。这模糊了会议的界限,不仅不利于对会议活动开展理论研究,而且也不利于对会议活动进行科学的管理。

   ②会议的目
   无论是远古氏族部落,还是当今国际社会,任何会议的举行,无一不是为了满足人们交往和沟通的客观需要,解决人类活动面临的共同矛盾和问题。因此,会议自它产生的第一天起,就具有鲜明而又强烈的目的性。从古至今,任何会议活动都必须事先制定非常明确的目的,解决为什么开会的问题。没有目的的会议事实上是不可能存在的。
   会议的目的不是抽象的,它通过会议的议题及其相关的议程和会议结果来统领会议的全过程,既体现组织者的愿望,也反映全体会议成员的共同期盼,因而是会议活动最基本的驱动力。会议目的和议题正确合理与否,决定着会议的发展方向和可能发挥的实际作用,制约着会议的规则和进程。目的正确、议题合理,会议往往能够圆满举办成功,并能有效地推动实际工作;目的错误,议题脱离实际,或者与大多数会议成员的愿望相违背,会议就可能无功而返,即使开成会议,形成决议,也可能对实际工作产生不利的影响,甚至起破坏作用。
   会议是一种有目的的活动,但会议的目的不可能自发实现。即便是正确、合理的目的,也必须依靠有效的组织和管理而实现。从这个意义上说,会议是一种特定的组织形态。会议活动的组织形态表现在有明确的会议组织者、有会议的领导和管理服务体系、有会议规则和会务工作程序等若干方面。
会议活动只有具备一定的组织形态,才能确保会议的各项组织管理工作科学、有效,才能将报告、演讲、辩论、审议、讨论、谈判、表决等会议活动纳入正常有序的轨道,才能使会议成员开展有效的沟通和交流,才能最终达成共识、形成决议,实现会议的目的。

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