会议方式与管理

   ①会议方式
   会议方式是指举行会议的方法和形式,是为实现会议目标、完成会议任务、提高会议效率服务的。任何会议的举行都要依赖一定的方式。会议的目标、任务和性质不同,会议的方式也不相同。研究会议方式,使之与会议的目标、任务、性质相适应,是开好会议的重要保证。会议方式要素主要由以下几个方面构成:
   ⑴沟通方式。会议是人们相互沟通的特定形式,但具体到每一次会议,沟通的方式各种各样。比如,按信息沟通的反馈情况来分,可以分为单向沟通、双向沟通和多向沟通。单向沟通是指主持会议的一方或发言者向与会者发送信息,而不要求与会者反馈信息,如报告会、传达情况会、工作布置会、不接受提问的信息发布会等。双向沟通是指会议主持方或发言者不仅发布信息,还要求或允许与会者对发布的信息提出问题,发表看法,相互问答、磋商、对话,如调查听证会、咨询论证会、答辩会、质询会、双边联席会、双边谈判、记者招待会等。多向沟通是指与会各方都可以在会议上发送信息和反馈信息,与会者之间共同讨论、审议、协商和表决,如座谈会、恳谈会、讨论审议会、表决审批会等。
   ⑵发言形式。发言是会议区别于展览、宴请等其他社会活动交往的重要特征。凡是会议总有一定的发言形式,如口头发言和书面发言、自由发言和指定发言等。采用何种发言形式,取决于会议的性质和目标。
   ⑶座位格局。座位格局即会场内与会者座位安排的形状与结构。座位格局有专设主席台的上下相对式、不设主席台的围坐式、与会者分成若干组围坐的分散式等。座位格局的实质,是传递会议的性质,反映与会者的相互关系(如上下级关系、平等协商关系),对创设会议的特定气氛(如严肃庄重的、轻松和谐的)和引导与会者心理有一定的作用。
   ⑷物质与技术手段。会议的物质与技术手段是指举办会议活动、传播会议信息所必须具备的场馆、仪器、设施、用品、动力、技术等。物质与技术手段是会议活动赖以进行的基本保障,会议的各项要素最终都要通过物质与技术手段才能相互结合、相互作用。比如,会议的信息必须通过有效的物质载体和技术支持才能在与会者之间传递、接收和反馈,与会者也只有在具备必要的设施、用品的场馆中才能举行会议。高科技对于会议的支持作用日显重要,多媒体、计算机、网络等在会议领域的广泛运用,使会议的方式与手段层出不穷,大大提高了会议的效率。

   ②会议管理
   会议管理也有狭义和广义之分。狭义的会议管理是指针对会议组织过程的管理。
会议活动涉及的面相当之广,需要协调的关系非常之多。为了确保会议活动的协调、有序、高效,就必须建立强有力的领导管理组织机构和相应的规则、机制,对会议的资源进行合理的配置,对会议的组织和实施过程进行有效的管理。狭义会议管理研究的具体内容涉及会议的组织形态、会议的规则、会议的资源配置与优化、会议的宣传与公关、会议的接待与现场服务、会议的信息管理等多个方面。狭义会议管理研究可以使组织者对会议进行决策、规划、组织和控制具有科学性和高效性。
   广义的会议管理包括政府和行业协会对会议产业的管理以及营利性会议企业和非营利性会议组织的内部管理。政府和行业协会对会议产业的管理属于宏观会议管理范畴,其任务主要是制定会议产业政策、发展规划和会议审批制度,规范会议行业的行为,协调业内关系等。开展宏观会议管理的研究,可以为会议活动和会议产业的发展创造良好的外部环境。营利性会议企业和非营利性会议组织的内部管理属于组织(企业)管理的范畴,涉及内部的决策管理、会议项目管理、人力资源管理、财务管理、会议营销管理等方面。开展这些方面的研究,有助于提升会议组织或会议企业的发展潜力和市场竞争力。

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