如何使会议富有实效

   所谓工作实效,简单地说,就是指工作的实际效果。
   由于做任何一项工作,都需要投入,比如投入一定的人力、物力和财力,还有时间、精力等,这些都是耗费,但凡投入了资源,就应该追求最后的结果,是否达到了预期的目的和效果。只有衡量了投入和产出的比较,并且确保产出要大于投入,才能有条件持续的投入,这个过程就是人们常说的讲求实效。也就是说,工作了,就要看到实实在在的效果,而不是敷衍塞责。那么,我们如何使会议更富有实效呢?这即是此文要探讨的主题。
   一、如何使会议富有实效
   如何使会议富于实效?在寻找这个问题的答案之前,须先了解什么样的会议才算富于实效。严格说来,符合以下三种要求的会议才算富于实效:
   (1)目标能被实现。会议既然是一种用以发挥特定功能,或更确切地说,用以实现特定目标的手段,因此评测会议是否具实效,其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标有实现的价值。
   (2)目标能在最短时间内被实现。这个要求本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论甚至争议,是一种必然的事情,因此对这些人来说,尽管是冗长的讨论或争辩,也不可能被视为违背“在最短时间内实现目标”的要求。但是另一些人则认为,会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言,因此对这些人来说,就算短暂的讨论或争辩,也可能被认为浪费时间。但是不管怎样,绝大多数人都同意:越能在短时间内实现会议目标越好。
   (3)与会者对会议感到满意。所谓满意,并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探讨裁员,与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由,并令他们有机会发表意见或提出实施办法,这种做法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意,则应提供机会让他们尽量吐露心声,并参与讨论。

   二、不切实效会议的危害
   富于实效的会议,可以帮助我们发挥“提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练”等功能。这显然是有益的,尽管其效益大小很难衡量。而不富实效的会议,将有三大危害:
   (1)会议目标无法实现。会议服务是以目标的实现为导向,一旦目标无法实现,那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部“泡汤”。
   (2)会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本,即:措投入于会议的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议.而将它们导入其他途径,则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益,就是召开会议所必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量,但可从一场会议花销,对它作初步的估计。假定:某场会议的与会者共有10位;每一位与会者月薪为30000元;每一位与会者每个月工作时间为10000分钟;每一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的25%。
   在以上的假设下,每一位与会者在上班时间内每开一分钟的会议所须支付的代价是3.75元,而对10位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为2250元!倘若将会议主持人规划会议的时间,以及会议的直接成本(资料印制、纸张、茶点等费用)包括在内,则10个人开一个钟头的会议,所须支付的代价可能接近3000元!这即是说,这十个人所开的一个钟头的会议如果无法实现目标,那么3000元就会“泡汤”,而且原先若不召开这一个钟头的会议,而将这个“泡汤”的3000元使用于其他途径,则可能产生相当可观的效益!
   (3)与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满,则其反应将可能是这样的:
   “会议的主持人原来是这样无能!”
   “以后再由同一个主持人所召开的会议,将拒绝参加!”
   “会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效!”
   这些消极的反应可能降低士气,甚至导致员工缺勤率或流动率提高。

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