商务礼仪之会议请柬

   请柬,又称为请帖、简帖。为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。在我们熟知的范围内有婚礼请柬、节日请柬等,现如今不但婚礼需要请柬,会议请柬及电子请柬也成为邀请的重要方式之一。下面以股东年会为例,让我们看看公司会议请柬都是如何拟定的:
   公司股东的年度会议请柬或通知书必须符合规定的法律要求。这些通知书是正式的,通常由公司秘书打印发出。代理人声明书按惯例在会议开始前约3个或4个星期与年度会议通知一起邮寄,或按公司法规中约定的时间寄出。如果股东不能够参加会议,可填写并寄回委托书由代理人代他们投票。复印卡以及代理人委托书可与会议通知书一并寄出。
   私营公司法规规定通知董事出席公司会议的条款。即使定期会议不要求发书面通知,但为提醒他们,还是发通知书为宜。秘书也可用电话直接通知并为各次会议准备一个董事名单,并在名单上标明他们出席会议还是不出席会议。
   印制精美,设计独特的请柬具有很大的吸引力,能使人们对大规模契约签订会和会谈发生兴趣。在准备请柬的过程中,秘书要反复地核对在会议或会谈期间所进行的各类活动中涉及的时间、地点以及会议主持人、发言人、与会者、来宾及其他人员的姓名。所有的会议细节都要准确地、全面地反映在请柬上。不要因疏忽大意在请柬上遗漏了重要的内容而出现使与会者不得不再打电话询问会议组织者的现象。
   关于那些已在经理的时间表中确定了的会议(每月或每星期举行),秘书可通过办公室内部备忘录或按时在会议前一天写信提醒会议的参加者。提醒备忘录应包括如下内容:
   1.会议的星期、日期、时间和地点;
   2.议程(除会议主持人外,准备提出事项的人员的姓名、出席会议的个人或小组代表的姓名及职务);
   3.与会者必要的会前准备及他们应该随身携带的会议资料。
   行政秘书也要给经理办公室打个电话,及时地核对办公室主管或经理对预定召开的经理会议是否仍按原定日期召开。需要通知主持会议的人,哪些人不能到来,这样,避免对重要的投票由于法定人数不足而受到妨碍。
   经理们经常处于需要立即进行决策的特别的时刻。这时就要召开特别的经理会议来处理这类问题。这时是秘书大显身手之时,他可通过亲自前往或用电话尽快地与有关的领导者们联系。如果这种会议不能立即召开,秘书要另写一个通知,说明星期、日期、时间、地点和会议的议题。此外,如果事前方便的话,也要把会议议程写在通知里。

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