浅谈会议的目与作用

   会议是一种群体沟通方式。通常是指3个或3个以上的人为了解决特定问题而举行的各式各异、时间长短不一的聚会。
   通过会议解决问题通常被看作是一项比较复杂的工作,无论是在会议召开前、进行中,还是在结束后,都需要进行大量的工作,其中不少是事务性的,需要办公室部门提供相应的行政支持。
  
下面谈谈会议的五个作用:
   ①会议是显示某种组织存在的一种有效方式
   任何会议都是在一定范围内,由一些特定关联的人组成召开的,因此,会议可以使人们清晰地界定一个组织、团队或群体,并加强其成员的归属感。
   ②会议可以使成员有机会进行必要的情感交流
   在科学技术高度发达的现代社会,各种先进的通信电子设备完全可以使人们达到足不出户就能实现沟通和联络的目的,但是每天的会议并没有因此而有明显的减少,重要的原因之一是因为人是一种社会动物,人与人的情感交流是人类群居本性的需求。
   ③会议是一种有效的群体沟通方式
   从沟通的角度来看,会议是一种群体沟通方式,在这种沟通过程中,人们从事的是一种在同一时间内多个主体交叉进行的、面对面的交流,它不仅能够及时获得每一个体的反馈,而且还能够取得良好的互动效果,从而比个体沟通有更高的效率。
   ④会议能够使人们得到有关问题的全面信息
   任何会议的组织工作都是围绕着会议目标进行的,信息型的会议通过细致考虑会议内容和一系列的具体安排,力求发布最全面的信息;决策型的会议则通过精心挑选参会人员得到各方面的必要信息。这些信息有助于正确决策,也有助于团体内的人理解目标,相互配合,协调自己和其他同事及其他部门的工作。
   ⑤会议是一个集思广益的渠道
   特别是决策型的会议中,与会者来自不同部门、有不同的专业背景、不同的思考问题的方式,他们能从各自的立场和专业角度出发,针对特定问题提出观点。这些对会议最终得出更加合理的结论是非常必要的。

   ☞下面我们再聊聊会议宗旨、制度和议题:
   会议宗旨就是会议的根本指导思想。会议宗旨应遵从现实必要性和现实可行性相统一的原则,即客观上需要实现它并且具备实现的基本条件。客观条件不成熟,硬要通过会议达到某种主观目的,就是脱离实际,会议结果也往往适得其反。一个会议,议题不宜过多,并且要分清主次,尤其是日常工作会议,事项较多,更要确定中心议题,集中精力,力求达到会议的主要目的。
   会议制度即确定、组织和进行会议所应遵循的规程。会议制度一经确认,就具有较强的约束力,不依人事的更迭和领导阶层的主观意志而随意变动。制定会议制度后,无特殊情况,必须依照制度举行会议。会议制度的修改,一般应由制定该制度的部门进行。会议制度通常包括:会议领导机构和与会人,会议的时间频度,会议组织方式,会议的规则和纪律,议事范围和程序,变更和修改会议制度的原则、程序及具体办法等等。有时也可规定何种情况下不得举行会议,何种情况下中止会议以及其他例外情况。会议制度一般只规定原则性问题,要求简明扼要,不宜做得太琐细。
   会议议题即会议议程中确定要讨论、协商、决定和处理的一个个具体问题。主要议题构成会议的主要内容,议题的总和构成会议的全部内容。


 

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