会前的会务工作

   任何一个会议,都有大量的会务工作。所谓会务工作,就是会议的组织,保证和服务工作,其目的和任务是:协助领导,保证会议圆满成功,达到预定的效果。会务工作大致可分为会前的会务工作、会中的会务工作和会后的会务工作。本文的主题是会前的工作。
   会前的会务工作,即对会议前的准备工作,会议前的准备工作做得好坏,对会议质量和会议效果有着直接影响。历史上许多重要会议,都在政治上、思想上、组织上做了长时间的准备,才取得成功的。
   一、安排议题
   会议讨论的问题,决策的对象,即为会议议题。开会的第一件事就是要安排议题。
   二、确定会议规模,提名与会人员
   会议规模应当根据会议内容确定。一般地说,会议规模应当严格控制,开小规模会议可以解决的问题,就不要开大规模的会议,确定会议规模同提出与会人员名单的工作是密切相关的,与会人员名单提得准确适当,会议规模也就恰当。
   三、下发会议通知
   在各项会议准备工作基本就绪以后,要尽早发出开会通知,以便与会人员提前做好准备。通知形式一般有两种,即书面通知和口头通知。
   四、报到及接待工作
   与会人员接到会议通知,到进入会场开会,一般要经过三个程序:第一报名,第二报到,第三签到。
   五、与会人员编组
   大中型会议的人员名单确定之后,要对与会人员进行编排分组,即按照一定的原则将全体与会人员分为若干个会议小组,以方便对问题的讨论和整个会议的活动。
   六、拟定会议议程与日程
   所谓会议议程是已确定的议题列出先后顺序,然后依次进行。
   七、制发会议证件
   会议证件是表明与会议直接有关人员身份、权利和义务的依据。
   八、布置会场
   会场诸方面条件的好坏,舒适程度的高低,对于与会人员心理有着不可忽视的作用,在一定程度上影响到会议的效果,因此会场布置是会前的一项重要会务工作。
   九、排列座次
   召开会议,尤其是大、中型的会议,为了使会场有秩序,为了与会人员能够舒适地开会,就需要给每个人安排固定的位置。
   十、准备会议文件
   会议文件是指会议的主要文件。会议工作部门应该根据领导意图进行调查研究,提出会议要解决问题的方案,草拟出文件。会前做好有关文件的准备工作,可以使会议议题比较集中,保证会议的基本目标得以实现。

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