如何做好大型会议服务

   可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一迥异。从近邻各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议在高谈雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣。如会务安排发生错差或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尴尬,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到政法,从文书到翻译,从印刷到电信,从食宿交通到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环紧扣,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如果不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉走”,走一步看一步,就难保不出问题。
   国际会议会遇到哪些问题呢?首先,组织结构非常复杂,平衡各个方面的关系非常多。第二,政府检查非常反复,来非常多,不停做服务。第三,会期长,分论坛多,临时突发事件如何应对。以生态文明论坛的会务组织为例,论坛整个由论坛秘书处做的,他交给省政府来做,衔接各个部门,最后承接单位是贵阳市政府,贵阳市政府又由若干部门来执行,再到会议中心。这就是一团乱麻,谁说了都算,谁说了不算,问了说不知道,该怎么办?会议中心的解决方案是这样的:对组织关系进行重新梳理,重新编码,各个环节找到相应负责人做对接。我们自己就有专门处理政府关系的团队,同时需要一个说了算事儿的人在现场,临时出现任何问题,临时现场解决。这是非常关键的一点。
   那么如何应对政府会前的检查工作?需要精英团队做多次的会场演练,另外还有现场检查,这是展示会议中心亮点的时候,为什么?因为政府在开会的时候,国家领导人也到了,所有参会人都到了,这时会场服务好不好已经不重要,关注点不在这里。但真正的做好演练,政府来检查的时候,有一个全新的呈现方式,让他会对会议非常放心,同时觉得你这个会场棒棒的。
   服务对象是多元化的,在开会前的关注度都不一样。在会前,我们和会务组、PCO、政府的关系特别密切;会议中和媒体、演讲嘉宾、所有参会人员关系密切;我们要很快知道在各个阶段的重点是谁,要把哪个环节抓住,如果每个环节一把抓,大会肯定是很乱,因为你的精力和资源是有限的。
   再者,会议中心有金牌的会议服务管家制度。所有的会场都有一个定点的专门进行过服务培训以及熟练的管家在那里服务——会议的摆台、图形设计,方案变更……保证每个环节的时候开会的PCO或者政府工作人员不会找不到人去管他。一个事情不用说两遍,这也是我的客人感到非常满意的地方。甚至是临时突发事件,只要对讲机一响,有需要的地方管家就出现了。
   最后,如何做好后勤保障工作。任何一家会议中心都不可能满员满编去做一个活动,忙的时候忙死,闲的时候非常闲,这是情况肯定存在。鉴于这点,我们做了志愿者培训工作,并建立人才库,有需要的时候,500人、1000人的志愿者会补充进来——专门的制服、专门的培训、专门的上岗证,这些非常重要。

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最大会场:700平方米
会议室数量:1
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