开会要明确目的

   很多公司都把会议看成了一种很盛大的仪式,排场大,气势轰动:参与的人多(几乎全公司的人都参加)、时间长(短则半个多小时,多则几个小时)、制定的有效决策少(一番会议下来并没有实质性的内容)。最后,白白浪费了人力和众多的时间成本。
   我们有必要建立一些规则来确保会议的成效。议事规则就是用来保障会议的文明、高效和民主,使组织成员能以最为适当、最少争端的方式进行讨论和采取行动。
   会议不是为开会而开会,是为企业经营管理、实现企业目标服务的一种工具和手段,是要向会议要效益。企业举行的各种各样的会议,其真正的目的可以归纳为以下几个方面。
   一、开展有效沟通
   很多企业都存在执行力差的问题,其中一个原因就是无效沟通。是什么导致无效沟通?视角差异、背景差异、情感状态差异等,都可能导致无效沟通。比如,当今社会,“80后”、“90后”在企业中扮演着越发重要的角色,企业管理者和他们由于年龄差距而产生代沟,这样就可能导致无效沟通。 要想提高执行力,就必须学会有效沟通。会议中的有效沟通,可以统一企业上下价值观和思维方式,使员工与企业产生共鸣,拥有一致的目标。
有效沟通就是打通管道,让企业成员之间没有误解,没有隔阂,相互交流,相互理解,产生共识,通过沟通与疏导,让企业上下一条心。
   二、准确传达信息
   准确地传达各种政令、资讯的信息是为了使员工更积极地为企业服务。企业传达政令、资讯有如我国的新闻联播。新闻联播一般分三个环节播报:首先报道国家领导人的相关工作情况,如总理去哪里访问、去哪里开会;其次播报我国的经济状况和人们生活的情况;最后播报国外的政治环境、经济环境、生活环境。其实,企业会议和新闻联播一样,都需要通过系统的计划传达一种积极的信息,使员工安心工作。
总的来说,传达信息有三大原则:
   ①用积极正面的形式传达。积极正面的形式有利于员工对政令的学习,不会产生理解偏差,出现错误定位,
   ②用员工乐于接受的方式传达;
   ③要用对员工有利的方式传达。
   每一个人往往会比较看重自己的利益,有益于员工的政令当然更易于员工接受,还可以引起员工对会议的兴趣。
   三、化解矛盾
   矛盾的产生会影响员工的工作状态,给管理者带来麻烦,造成企业的不团结。召开会议可以把员工集中在一起,发现问题,化解矛盾。
   美国管理学教授巴达维指出:“倘若双方或多方对某些目标、价值或行为的看法不一致,相互排斥,便会产生冲突。”人际冲突在企业中是不会消失的,只要人是企业的参与者,冲突就会“参与”到企业中来。身为企业的管理者,我们就应该借助会议这个平台协调矛盾,解决问题。
   首先,应该清楚具体矛盾是什么,又是如何引起的。如果矛盾刚形成,必须及早解决;如果矛盾正处于最尖锐的时期,不妨待矛盾双方局势缓和后再进行处理。因为盲目地调解不一定能达到积极的效果。
   其次,处理矛盾必须公平,不能夹带私人感情。如果有意或无意地偏袒某一方,不仅不能化解矛盾,反而还会将之激化。
   化解矛盾在很大程度上就是调节人际关系,转化不良的人际关系,变消极为积极,使员工都能在和谐的关系中得到激励。
   四、整合资源
   一个企业家,一个优秀的管理者,整合资源是必备的本事和能力。当今社会,如果不会运用资源,不会整合资源,企业便很难立足。会整合资源才能事半功倍。
   五、统一思想
   世界上没有完美的企业,没有完美的领导,任何事情都不可能是完美的,事情都有其两面性。管理者必须用一种积极的心态去面对所有的负面的事情,把坏事变好事,创造积极氛围,从而影响员工,这就是会议中的统一思想。
   战争时期,打仗没枪没炮是负面的事情,可是到了共产党那里却转化为战胜敌人的力量,有首歌是这样唱的“没有枪,没有炮,敌人给我们造……”这就是统一思想,把不利条件转变成奋斗的动力。所以应牢牢记住一句话:管理者一定要具备影响力才能统一思想,而召开会议无疑是最重要的途径之一。
   六、培育人才
   一个员工知识、能力和技能的提高可通过这样四个渠道:一是个人进修;二是工作总结;三是个别辅导,即上司对下属或同事之间的个别辅导;四是企业会议,通过会议来训练和教育员工。
   从会议的六大目的可以看出,开会不仅仅是单一的会议问题,更关系到企业各方面发展。通过研究,我们发现,会议这个渠道对一个干部能力的成长将占到50%~60%的权重,对于一个员工将达到30%~40%的权重。
   因此,会议培育有人才的作用,只有真正明确了开会的目的,才能有的放矢!才能解决问题,才能提高每位员工的素质,才能提高企业的战斗力!

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