DMC与PCO

   谈会议和奖励旅游,近年来总是避不开一个两个词,即PCO和DMC。这是会议和展览业运作和管理越来越专业化的一种发展趋势。可关于这两个词,您了解多少呢?
   DMC(Destination Management Company)--目的地管理公司,是—种提供地方性会展活动服务的专业机构,主要负责会展活动在举办地(特别是海外举办地)的各项活动安排和协调等工作。
   当会展活动主办者或策划人想到外地特别是海外举办会展活动时,他们对举办地非常陌生,需要花费大量时间和精力才能做出恰当的安排与决定,而目的地管理公司对自己所在城市一清二楚--如哪条街道是单行线,哪些地方停车是否方便,哪些节日可能打乱策划者的部署,哪家餐馆和场地是最佳选择,哪些事情是应该避免的以及当地许多其他的注意事项等,甚至对医院、药店(以备夜晚突发事件)、警察局都了如指掌,对紧急事件的联络方式也非常熟悉。
   DMC的具体服务工作有:参与会展活动、奖励旅游活动的策划,安排会场、展场、住宿、餐饮、参观、游览和旅行、翻译、礼品、娱乐、看演出、交通等。

   PCO(Professional Conference organizer )--专业会议组织者,是指通过为客户组织、运作会议而获取收入的专业会议组织机构。
   PCO能为会议主办者提供全方面的服务,其好处是会议主办者可将会议只委托给PCO—家来完成,由PCO帮助会议主办者组织各个会议供应商共同为会议服务并协调它们之间的关系。PCO也可以作为会议主办者的顾问为其提供会议咨询服务。

   DMC与PCO的关系
   PCO和DMC都是会展业发展不可缺少的重要内容。国际会展的举办通常都是由PCO进行组织,在选定会展目的地城市之后,将会展的服务以及会展奖励旅游(简称MICE:Meetings,Incentives,Conventions and Exhibitions,指各类专业会议、展览会与博览会、奖励旅游、大型文化体育盛事等活动在内的综合性旅游活动)和主题活动交DMC公司负责。
   DMC主要是在自己的所在地接办业务,其业务范围较广,包括会议、展览、奖励旅游等。
   PCO的业务范围主要是会议,它不仅在所在地接办业务,还帮助会议活动主办者到外地举办会议。
   国际会议的举办通常都是由PCO进行组织,在选定会议目的地城市之后,将当地的会议服务组织工作再交给DMC协助负责。
  
   我们一直在做DMC的工作,最常听到的问题是:需要一个靠谱的DMC。怎么样算靠谱?我认为这个词包含着DMC多年辛辛苦苦对当地资源的了解,对策划初期的监测能力,以及现场的流畅执行,非常强的应变能力等等。今天所指的大型活动更多是指人数多、体量大的会+展,或者会+公关,或者节庆的综合服务,比起一般的活动需要更好的统筹协调、运筹帷幄的能力,都需要多年活动的积累。
   简单来说大型活动可以分为两个类型:一个是政府主导型,一个是企业主导型。DMC需要根据不同的情况,不同的特点来予以服务。虽然每场活动的流程大同小异,但是执行过程中总有容易被人忽略的地方。
   首先是组织架构去找订。完整的组织架构对于有效沟通来说订得越早、越完备,活动的筹备就越轻松。各司其职,分组对接,便于协调,沟通效果是最好的。如果没有尽早设定一个组织架构,可能最终确认都找不到人,对于DMC来说可能要浪费不少宝贵的时间。
   第二,靠政府来保障我们的活动。大型活动是需要大量的后勤保障服务的,作为城市管理者的政府,在不同人数的大型活动当中,都能给予不同程度的支持。一般常规的现场保障部分是包括交通、公安、消防、网络、电力和医疗。除此之外,甚至政府可以出来帮忙站台。对于我们来说要很好地利用政府的力量来实现现场的保障。还有经济保障。现在包括海南在内各地都出台了各种政策扶持,这对PCO来说无疑是一个福音。
   关于数据收集。“智能化”帮会展行业有了很大的提升,有效的数据收集对及时决策起到非常重要的作用——报道人数、入住人数、用餐人数、现场人数、考察人数都可以为我们提供预判的可能,随之减少有可能出现的各种应急处理以及避免相关的损失。
   关于资源整合。优秀DMC的价值就是给PCO的支持。熟悉本地,提供产品,在了解客户需求基础上,方案筹备初期就能够提供当地独有的资源来融入其间,让这个活动变得更加有地方特色。我想这是PCO在追求的点。事实上,所谓的资源整合是要在你了解、你熟悉、你清楚客户的要求前提下提出靠谱的建议。
   关于成本控制。当好一个管家不容易,客户之所以信任你,选择你,不是由于员工人多、营业额大。做一个好管家,需要一个整体公司的培训。会议的变化是常态,在成本控制方面,如果一场会议从头到尾没有变,是庆幸还是不幸呢?一般来说小型的培训会没有太多改变,但大型活动中变化是常态。越大的活动往往订下的时间期限越早,这时候需要一个有经验的好管家,在吃住行等各方面的数值上给一个合理的保底数,然后向场地方争取更多的浮动空间,尽可能的减少一些问题。


 

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