会议的特征与功能

   通常人们把会议简称为会。严格说来,聚而不议(不讨论、不交换意见或看法)者谓之会;聚而又议(讨论、协商、交换意见)称之为会议。
   会议是人类社会这种长期存在且经常可见的集体活动形式,为了更深刻、更鲜明的认识,有必要深入研究这种集体活动的基本特征。
   根据会议的定义,并对各种各样的会议进行深入研究,发现会议有如下四个明显的基本特征:
   1.普遍性。所谓普遍性,一是从时间上看,它存在于人类的一切社会形态之中;二是从空间上看,凡有人群活动的地方都存在这种活动形式;三是每一个人(或者说一切有正常社会活动能力的人)都会不可避免地,或多或少地要参与这种活动形式。
   2.目的性。所谓目的性,指的是这种活动形式的发生不是盲目的、无意识的,而是有一定目标和愿望的,是为了某种共同的而聚集的。
   3.组织性。所谓组织性,指的是这种形式一般都是有号召力、有发起、有领导的,且有时间、空间的约束,而不是自发的、“无边无际”的、无规则的“纠合”。
   4.集体性。所谓集体性,指的是通常所说的会议都是多人参与的。即不是一个人的单独活动,也不是指两个人的活动(对仅有两个人参与的活动有其确定的意义,如约会、会见,指的是见面谈话),是一种集体性质的活动形式。

   ☞会议的功能
   会议的功能就是会议这种集体活动形式对人们认识世界和改造世界所能发挥的有利的作用和效能。美国会议管理专家托尼·杰伊(Antony Jay)在《如何召开会议》一书中对会议功能做了描述。
   1.地位象征
   许多人认为,参加会议越多,代表他的社会地位越高。因此,会议也成为一种地位象征和待遇象征。我们常常发现这样的情况:有的人之所以反对某会议的决议方案,部分原因可能是方案本身有疏漏之处,但更重要的是因为没有请他参加该会议,使其感到自己的地位与尊严没有得到足够的重视。因此,是否参加会议,成为很多人对其地位的确认标准。
   2.科学决策
   会议体现的是集体领导的决议功能。领导者对事关全局的、重大的、综合的事项,要确定办不办和怎样办的时候,召集有关人员开会研究讨论,充分就会议议题发表意见,分析得失,权衡利弊,找出解决问题或实施管理的最佳方案,最后进行决策实施。可见,会议提供了解决问题的方式。
   现代决策越来越依赖于集体的智慧,即使在实行领导负责制的企业,领导个人的决策也越来越多地由各种“智囊机构”和“智囊团”先行酝酿、筹划、论证,然后再由领导个人决断。决策的依据很多,但主要是通过会议,如调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、听证会、决策会等,收集信息、发现问题、分析原因、确定目标、制订方案、征询意见等,最终作出决策。可以这么说,社会生产的每一步发展,社会文明的每一个进步,都离不开科学的决策,而科学的决策必须依靠围绕决策展开的各种会议方能实现。
通过会议的科学决策,便可以产生解决问题或展开行动的方案。
   会议为与会者共享知识和经验提供了场所。全体与会者聚在一起对某个议题进行商讨可以比单一个体或独立工作的个体提出更好的想法、计划并作出更好的决策。当用多数人的经验、知识、判断和想象一起来解决问题时,可以更有效地改进计划和决策。最初的想法,经过大家的讨论,可能被测试、扩充、提炼并成型,进而能满足更多的需求,说服更多的反对者。

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