会议存在的价值

   人不可能孤立存在。人与人交往,人类社会里冲突不断,大到国与国之间的纷争、从海底到陆地和宇宙空间都要争个高低,小到幼儿园小孩的座位安排和大学寝室里睡觉时谁最后一个关灯。按照《博弈与社会》一书的说法,从人与人互动的角度来看,社会最基本的问题有两个,一个是协调问题,一个是合作问题。行动相互协调时,一荣俱荣;行动不协调时,则一损俱损。协调问题的核心是人们如何预测他人的行为。解决预测最为凑效的办法就是相互之间的沟通和交流。显然,面对面的沟通、大火儿做在一起商量是成本最低、效果最好的。会议就此产生了。
   进入21世纪,会议已发展成为管理的一种重要手段,所有管理者都不免召集会议和参加各种各样的会议。然而,许多人出于自己与会的经历,认为开会实在是没有多大的意义,从而对会议持否定的态度。开会真的没有用吗?实际并非如此。
   ①会议显示组织的存在
   会议是一个组织存在的表现。如果一个组织没有聚会,或者长时间没有聚会,或者只是非正式地聊天,则不但会议的向心力会减弱,而且团体本身也失去了表现自身存在的方式和亮相公众的机会。
   没有不开会的组织或部门。一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织的存在价值。
   ②会议是群体沟通的方式
   开会不是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E—mail、多媒体等种种形式进行沟通。但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,最符合人类原本的沟通习惯。
   有些人认为,利用现代各种先进的通信电子设备,可以达到足不出户就能对各种作业项目遥控自如的目的,那种围坐在一起开会的情境可能会逐渐消失。
   其实这只是一种幻想。因为在现实社会中,人与人面对面的会议既是信息的沟通,也是一种情感的交流,而团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要,是绝对少不了的。
   从沟通的角度来看,会议作为群体沟通优于个体沟通的地方在于这种沟通是面对面的,能够直接获得及时反馈,而且是多方交叉进行,是一种比个体沟通更高效的沟通方式。
   其次,会议要有目的性。弄清楚开会要解决什么问题,接着围绕会议目的认真做好一切准备工作,务求会议获得实效。

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