会议物质条件要素及内容

    会议的物质条件要素,是会议顺利进行的必要保证,也是会议成本投入主要内容。
   在中国开会要使与会者满意,现在流行做到“四好”,即接送好、吃住好、参观(玩)好、交流好,这“四好”那一项都离不开物质条件。
所谓接送好,就是根据开会报到的日期,安排好接送站的交通工具,使与会者在会场和车站问快速到达。一些全国性的大型会议.结束后要及时疏散会议代表,必须提前预定火车票和飞机票。使会议代表及时返回单位。
   所谓吃住好,就是为了保证与会人员有充沛的精力参加会议,必须通过一定的物质条件对与会人员的精力进行补充和调节,如调剂好饮食,安排好住宿。如果饮食单调、住房条件差,收费与服务质量相差甚远,必然引起与会者的不满,影响会议的效果和会议主办单位的声誉。
   所谓参观(玩)好,适当的组织一些参观学习或欣赏名胜古迹,使会议开得既紧张有序。又轻松愉快。
   所谓交流好,就是围绕会议的议题充分讨论,发表意见,最后形成与会议目标大致相同的决议。由于会议代表来自不同单位,通过会议活动可以达到相互认识,相互交流,取长补短,共同促进的作用。
   要做到会议活动的“四好”,离不开物质条件的支持。因此,要进行会议活动,就必须投入一定的物质条件。物质条件的好坏,对会议主办单位的形象和能否取得预期的会议效果有着重要的影响。

   ☞会议物质条件的内容
   单位召开例会和一般性的工作会议,会议的物质条件的需求基本是固定的,如会议室的桌椅、名签、茶水、会议文件、音响与灯光等,这些必须基本具备的物质条件。
如果召开大型的、跨地区、跨部门的会议,其物质条件的准备要复杂的多。
   ①是会场设施。除了上面谈到桌椅、名签、茶水、会议文件、音响与灯光等外,还要布置主席台,安排就座人员座次,悬挂会议主题横幅,摆放花卉等。
   ②是交通工具。主要用于接送会议代表、参观学习和旅游。大型会议交通工具一般固定几台车辆。
   ③是
会议服务用品。如会议用笔记本、笔、常见病药品和必要的纪念品。为了使信息及时交流,会议工作人员使用的计算机、打印机、投影仪等,都是必须准备的。大型会议还要为新闻媒体准备传输信息的工具与场所,如网络终端、摄像电源插座、电传和电话亭等。
   ④是食宿费用。跨地区、跨部门的会议,往往规模大、时间长、与会人员异地居住,必须安排与会人员的食宿。食宿可以依托本单位的招待所,也可依托某一宾馆实施,但会议代表的食宿费用必须会前预算,列入会议物质条件准备之中。
   ⑤是文化活动。为了活跃会议气氛,除安排参观旅游外,适当安排一些文化活动、调节人们的精神文化生活也是必要的,如观看文艺演出、举办舞会、台球和乒乓球比赛等。

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