会议产业中的‘危’与‘机’

   近20年来,会议活动的频率越来越高,而且规模也越来越大,许多组织都开始重新审视会议的必要性。
   有人认为,开会是为了办正事,在这上头花钱很正当,他们会为了举行一次会议,把六七个忙得不可开交的部属或同事找来,花上一到两个小时开会,结果组织就得额外花上好几倍的钱去应付开会的支出,而会后发现,其实只要两个人商量或相互间打电话交流一下就可以达成同样的决议。
   很多组织到年终“清算”的结果出来后,非常惊讶地发现花在会议上的开支是多么的惊人,再加上对会议的时间进行计算的话,那会议所花费的费用更是巨大。如果所有会议都是有效的、必要的,花再大的代价也是值得的,问题在于,有许多的会议是无效率的或者是没必要的。无效率的会议所造成的惊人开销,已经很难让人等闲视之了,它让大部分的管理人员疲惫地奔走于各个会场之间,耗去了大量的金钱和时间,还有人的精力,而这些本来是可以用在解决问题上的。
   会议尽管常常让人感到痛苦,但目前还很少有组织能找到有效的办法,减少由无效率会议所衍生的开支问题。不过这个问题愈来愈引起很多组织的警觉,还有一些人专门对会议提出强烈的抨击。
   言归正传,下面进入本文的主题——会议危机。
   会议管理指为了保证会议完整、顺利进行的管理工作,除了对会议流程的安排管理之外,更要考虑会议过程中可能发生的会议危机,因此作为一个会议管理人员,应该对会议过程中常见的突发问题进行预测,并提前准备好应对方案。会议危机情况是指会议进行中,突然停电、信号中断等。
   一、防止意外停电
   1、同等条件下,优先选择具有双回电路的会议场地;2、大型会议或用电负荷较大的会议召开之前通知、监督会场负责小组进行线路检修;3、提前通知供电公司做好保电工作;4、准备好应急灯、应急音响等;5、如因长时间无法恢复供电导致会议中止,提前安排足够多的引导人员,确保与会人员有序离开。6、在需要用到电视、电话号的会议中,避免信号突然中断。7、要求有关负责人做好例行性检查;线路复杂时,必须要请专家现场指导布线;8、检查完好的电视设备、电线光缆等,会议召开前要有专人看管,反复调试,在明显处张贴标识,防止误撞、误扯等。
   二、处理设备损坏的预案
   1、在会议召开前反复调试,达到最佳效果;2、在有线话筒使用正常的情况下,再准备好两只无线话筒;3、准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。
   三、照明设备的预案1、主席台照明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换;2、在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象;3、在会议中如果主席台主灯光熄灭,采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救;会议结束后,及时检修、更换灯具。四、桌椅设备的预案1、在会议召开前,检查主席台上的桌椅是否牢靠,桌布是否干净;
   2、多准备几套桌椅放在会场附近,以防备用。
   四、处理安全隐患的预案
   会场中的安全隐患主要是指因用电引发的火灾和因地震等不可抗拒力引发的安全问题。因用电引发的火灾的预案.
   1、及时检修线路,防止线路老化;2、正确用电,持证上岗;3、会场周围消防器械和消防设施齐全;四是遇到较大火情时,及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制;4、快速疏导与会人员有序离开会场。六、因地震引发的安全问题,1、会务人员劝说与会人员沉着冷静,切忽乱挤乱拥;2、躲避到桌椅下边去;3、待地震过后,指挥与会人员安全有序的离开。七、处理食品卫生的预案时间长、人数多的会议要特别注意食品安全,要让与会人员吃的干净,吃的卫生。
   2、预订会场时叮嘱餐厅准备新鲜食材,避免提供容易引起肠胃不适的食物。2、如发生单个与会人员食品中毒,联系医疗组进行诊断;如发生群体性食品中毒事件,立即启动公安、医疗、卫生联动机制。
   五、处理气候天气异常的预案
   1、提前收集会议期间的天气预报,如有雨雪天气应提前准备好雨具,气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作,如预报有有气候灾害时建议更改路线或推迟会期。2、会议期间如遇恶劣天气,以确保人身安全为原则,做好相关服务工作。
   
  
☞紧急会议公关案例
   始创于1837年的宝洁公司,是世界最大的日用消费品公司之一。2003至2004财政年度,公司全年销售额为514亿美元。在《财富》杂志最新评选出的全球500家最大工业/服务业企业中,排名第86位。宝洁公司自1988年在广州成立其在华的第一家合资企业以来,在众多的产品领域内取得了迅速的发展,但2005年3月7日,一名江西吕娃消费者因使用宝洁的明星品牌——sK.II产品出现皮肤问题,怒而状告宝洁公司。为了不影响宝洁产品在中国的市场占有率和销售,消除消费者对此产品安全性的疑虑,宝洁公司第一时间召开了紧急会议,就此危急事件迅速研究解决方案并召开新闻发布会,澄清事实,使公司脱离尴尬境地。
   有些会议是需要及时举行的,通常当出现下列情况时,需要及时开会:
   1.遇到危急突发事件,足以使目前工作停滞,需要及时集体协商、处理时。
   2.一项决定或一项管理办法的推出,非经会议的形式不能产生法定效力时。
   3.事情较为紧急,有关人员采取逐层、分头商议的办法已行不通时。
   4.采用会议的形式是将特定情况(内容)向有关人员了解或告知的最快捷或最简便的方式时。

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