浅谈会议学

   会议同人类社会活动的其他形式一样,是一个具有特定内涵的群体行为过程。任何一种形式的会议都有其特定的要素、职能,都有其特定的程序和规则,不管是会议方式的选择,会议议题、与会人员的确立及会议节奏与程序的掌握和控制,都具有系统性的、科学性的、严格的规定性,并不是随随便便就可以开会,或者靠振臂高呼就可以把会议开好的。为什么有的会议开得很顺利,很有成效,而且会议精神能得到很好的贯彻落实?为什么有的会议议而不决,或者会议开得毫无章法、效果不大?这些都表明,会议是有其内在规律的特殊的社会活动形式,是大有学问的;开会必须遵循其内在的规律,否则就会影响会议效果,甚至产生副作用。由此可见,开会是一门学问。

   ①建立会议学的必要性和紧迫性
   我们知道,会议是人类社会发展到一定阶段的必然产物,人类有了群体活动,就有了会议。人们已经认识到,会议是实施领导、科学决策、开展工作、解决问题的重要的手段和方法之一,是一门工具性的学科,人们都应该掌握会议这门艺术和技巧。会议对社会的政治、经济等各个领域具有重要的作用。古今中外有许多影响重大的会议,至今仍被人们称道,并载入了史册。因为这些会议符合会议规律,顺应时代潮流,是在非开不可的情况下召开的,而且开得科学、顺利,形成了重大的决策,完成了会议的议题,达到了会议的目的,对日后工作的开展、事业的发展起到了积极的推动作用,有的甚至改变了世界的形势和政治格局,有的彻底改变了一个国家或某方面工作的被动局面和困境,成为重大的转折点。像中共一大、遵义会议、中共十一届三中全会和国际上许多重大会议就是这样。
   从反面来看,
会议活动不按会议的客观规律办事,存在种种问题。一是会议成灾,不管有无必要,动不动就开会。二是会期过长,开会不注重实效。三是会而不议,议而不决。这些现象不但使会议不能发挥它应有的积极作用,反而带来了许多负面影响,给会议这一社会活动方式蒙上了一层阴影。
   我们考察、总结会议工作正反两方面的经验、教训,得出这样一个结论:掌握会议科学,善于运用会议技巧,就能开好会议,使会议卓有成效;不学习、研究会议科学,就无法搞好会议工作,甚至给会议工作带来诸多弊端和不良影响。从这个意义上来讲,我们很有必要建立科学、系统、完整、适用的会议学体系。另外,从社会经济El新月异的发展趋势来看,建立会议学体系具有相当的紧迫性,我们必须尽快建立起科学、系统、完整、适用的会议学体系,用来指导我们的会议工作,促进我们各项工作顺利有效地开展。
   至于有入认为建立会议学实无必要,只会给成灾的会议创造一个良好的理论条件,给那些热衷于开会的人提供理论教材,这种观点和忧虑是多余的。我们建立科学的会议学,目的不是为了助长会灾,助长会议的不正之风,恰恰相反,是为了更好的运用会议,减少无效会议,克服会议活动中存在的问题,提高会议的效率。

   ②会议学研究的现状
   对如何开会进行理论总结、考察,可能随着会议这一社会现象的出现就有了,但是把会议作为研究对象进行科学地研究,还是20世纪的事情。但这些研究主要是从会议的组织、筹备以及会议的运作和会场服务等会务工作角度来论述会议学的,比如孙中山先生所著的《民权初步》和费培杰先生所著的《会场必携》及佚名的《会场须知》等就是这样。蝈外论述会议学的论著亦有所见,如美国学者格雷基教授在20世纪20年代所著的《会议法研究》(彭光钦译,世界书局1929年3月出版)就是一例。美国、法国、日本较重视对会议学的研究,但多是就会务工作而论。
   到了50年代,我国各类
会议活动增多,会议活动需要会议学理论的指导,因此会议学研究一时繁荣起来,但著述仍仅局限在会议的会务工作上,多是从文秘工作角度来论述会议的组织筹备工作和会议的运作技巧以及会议文书的写作等。如1951年广西省人民政府编印的《会议公文写作》、同年5月山东人民出版社出版的《会议应用文》(关峰著)、同年8月上海华东人民出版社出版的《怎样开好基层组织的党员大会》、1952年5月万叶书店出版的《会议布置法≥(田自秉著)、1957年3月中国青年出版社出版的《怎样开好团支部大会》(王子舒著)、同年6月人民出版社出版的《怎样开好党代表大会》等等。
   六七十年代,这方面的研究几乎中断,80年代开始恢复。1985年,吴大英、谢怀拭从会议组织规则角度撰写了《会议规则》一书,该书全面系统地论述普通会议、国家机关会议、经济组织会议、国际组织会议的规则,对国家机关、经济组织、国际组织的会务工作具有直接的指导意义,至于召开其他会议就不一定用得上。1991年葛广智编著了《会议词典》。该书实际上是一本工具书,由于内容涉及到会议的组织规则和要求,所以有一定的实用性。1990年侯磊主编的《会议组织与服务》(党政机关秘书工作丛书之九,档案出版社出版)和刘增辉、苏国敏编著的《会议秘书工作》(高等教育出版社,1993年8月出版)都是实用性较强的研究会务工作的专著(会议学的分支),这两本书的共同特点是从秘书工作的角度来论述会议的组织规律和办会技巧,所以,对文秘人员办会具有较强的指导意义,对理论研究工作也具有一定的借鉴意义。
   综上所述,会议学的研究虽然起步了,而且势头很猛,但明显地存在一些问题。一是局限于研究会议学分支——会务工作的规则和技巧,缺乏对会议活动进行系统、科学、全面地论述。由于受传统观念的影响,人们往往侧重研究如何搞会务工作,而忽视了会议学研究中带根本性的问题。比如对会议的可行性、领导者如何操作和控制会议、领导者在会间的语言规范以及与会者的会议行为等问题的研究就重视不够,有些甚至还是空白,所以至今还没有一本全面论述会议活动的会议学专著。实际上,会议活动存在的最主要的问题就是滥开会,造成会议成灾,其次是不懂会议运作的特殊规律,结果乱开会,开了许多效率不高甚至是毫无意义的会议。而这两方面问题,可以说与秘书部门和文秘人员关系不大,主要是领导者的问题。所以,会议学的研究应该抓住重点,在此前提下,注重其他方面的全面研究。二是现有的论著,论述的角度和方法单一,多从秘书角度论之,很少引入自然科学和社会科学最新科研成果来研究会议学。比如会务工作涉及到心理学、管理学、布局美学、计算机管理应用等多方面的知识,搞会务工作就要研究如何运用这些学科的知识来搞好会务。三是对会务工作研究的深度不够,说来说去,就是那些内容,老生常谈,这也有待于我们在研究上不断向深度发掘,以适应社会和时代不断发展的需要。

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