话说会议之特性

    会议,字面的理解是聚会议事,是大家会聚在一起商议解决问题。会议是指人们怀着各自相同或不同的目的,围绕着一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主要有主办者、承办者和与会者(许多时候还有演讲人),其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。
   讨论会议的特性,应从会议的定义及其内涵入手。既然会议是集会的一种形式,是三人以上在一定的时间和空间内,为达到一定的目的所进行的有组织、有领导的议事集会,“三人以上”的人数限定首先决定了它是与众不同的群体性活动,不像社会生活中有些活动,一个人可以进行,两个人也可以进行,会议这种特殊的社会活动形式,必须是三人以上才能进行。即使是会见、会谈和谈判这些有时两个人照样可以进行的活动,仍不属于会议范畴。其次会议是“有组织、有领导”的活动,这决定了会议这种活动形式是在会议的领导者或主持人控制之下进行的,有一个领导会议、协调会议的权威人士(不一定是与会者共认的领导人)。会议与会见、谈判的不同之处,在于会见各方不是领导与被领导的关系,而是平等的宾主之间的关系;谈判双方遇到障碍,通常只有靠双方协商,没有凌驾于谈判者双方的直接的协调组织或个人;国与国之间的谈判有时会有协调组织或个人,但这个协调组织或个人与谈判双方的关系并不是领导与被领导的关系,对谈判双方没有组织和领导的权利。会议的“议事集会”特性则决定会议是一种有一定规模的集体议事的活动。综上所述,“三人以上”、“有组织、有领导”、“议事集会”这几个要素的聚合,便构成了会议的特性。这也是会议区别于其他事物的根本属性。
   ☞事物的根本属性往往会派生出许多属性,会议也是这样。会议活动的根本属性派生出来的属性主要有以下几点:
   ①时宜性。会议的召开要讲。时宜”。不能早开,早开了准备工作不充分,或当时的国际形势或国内政治、经济形势变化不定,开了会也无法作出决定(决议),或还要根据新情况再开会。这样的会,应该推迟到适当的时候召开。但有些会议迟开也不行。迟开,错过了机会,跟不上形势和情况的发展,乃至失去了开会的必要性。要做到适时召开会议,就要考虑这样一些问题:是否蔫要立即召开此会?会议可否提前召开?可否推迟召开?为什么?如果对这些问题有明确的答案,说明我们开的会时宜性较强。
   ②必要性。开会一定要弄清楚是否必要,开不必要的会,是人、财、物的浪费。在实际工作中,如果我们打算就某一问题或某些事项召开会议时,应该向自己提出这样的问题:解决这一或这些问题是否非要开会?是否有其他方法可以代替?如果答案是不开会就解决不了问题,或问题不好解决,而且没有其他方法可以替代,那就说明开这个会很有必要。如果答案是可以不开、可以通过其他方法替代,那就说明开这个会没有必要,就坚决不开。
   ③合法性。会议的合法性,强调会议的召集人必须依法享有召开此会的权力。这个召集人应是一个地方、一个组织、一个单位、一个部门的负责人(或受负责人委托的人),否则,就无权召集开会。其他活动如舞会、晚会和调研活动就未必需要这样,谈判、会见、会谈等活动往往也不需要有召集权力的召集人。另外,会议所决定的问题,必须是会议有权决定的问题。在实际工作中,任何人不能随意召集自己无权召集的会议,不能利用会议的形式来决定不该由本会议决定的问题。一个会议是否具有合法性,要根据会议召集人的社会身份、职权,会议的形式和内容等因素综合判断。

   会议活动具有组织、领导、决策的作用
   所谓国际组织对成员国,中央对地方,上级机关对下级机关,上级部门对下级部门.领导者对群众的领导,除了发布文件、现场指挥外,一个重要的方法,就是通过会议,层层传达上级的指示,部署各项任务,指导下级或分支机构的行动,从而有效地发挥自己的组织领导作用。会议的决策作用就是通过会议作出具体的决策。在人类社会早期的会议活动中,在会议活动尚未具备其他作用的时候,决策的作用就已经存在了,会议的决策作用在实际运用中,受两个因紊制约:
   ❶是会议所决策的必须是会议职权范围以内的事情,如果超出会议的职权范匿,会议则不能对其进行决策和发挥决策的作用。
   ❷是会议在形成决策时,必须获得法定人数的认可,如与会人或对决策对象持赞同意见的人达不到法定的人数,则会议的作用就发挥不了,决策的结果也不能获得法定的效力。在漫长的人类社会活动中,会议的决策作用不断得到强化,不断赋予会议决策作用以更加明确的含义,并将许多会议的决策作用以各种法律或章程的形式确定下来,如对某些事项的决策非经过特定的会议不能产生,或不经过特定的会议通过不能生效等等。这些都是会议决策作用的体现和对其所给予的肯定。

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