会务工作人员的修养与素质

   会务人员是会议事务经办人员的统称。有的小会,可能没有会务人员,会务工作全由领导承担了;有的会议活动只有一两个会务人员,这样,会务分工就不可能细;有的会议会务人员可能达上百人、上千人(全国性、国际性大会),这样,会务人员的分工就很细,从文秘机要、治安保卫到食、宿、医、乘等等,每一方面的工作都有指定的一个人或一些人负责,或者分成若干个会务工作小组,让其各司其职。从整体来看,会务人员应具备三种素质和修养:
   一、具备较高的思想理论修养和作风修养。
   ①要有听从命令,高度负责的精神。会务工作是一项繁杂的系统工程,计划性很强,任何一个环节都不能出现疏漏。有疏漏就要出问题,甚至犯大错误。所以,会务人员在思想上要高度集中,在行动上要听从命令,高度负责。②要有吃苦耐劳、埋头苦干的精神。会务工作繁重、琐碎,默默无闻。会务工作的这些特点要求会务人员必须有吃苦耐劳、埋头苦干的精神,要有甘当无名英雄的思想。③会务工作要求会务人员既能敏捷快速,又要一丝不苟。会议的时间性很强,一旦确立,通常不再变动。而且时间有限,往往要求在一定的时间内做好准备。因此常常令人感到“时间紧、任务重”,有时必须加班加点才能完成。尤其是在会前文书准备阶段,更要反应敏捷,讲究节奏,争分夺秒地工作。但是快速工作,讲究速度,往往就会忽视质量,工作显得粗糙,甚至出错。所以,会务人员在敏捷、快速的同时,要脚踏实地,认真仔细,一丝不苟,力求做到万无一失。尤其对发送会议通知、撰制文书、安排会场等容易出错的工作,更要慎之又慎,反复检查核对,来不得半点迁就、马虎和“差不多”。④会务人员要有团结协作的精神。大型会议的会务工作纷繁复杂,要求会务人员既按明确的分工各司其职,各负其责,又要有团结协作、密切配合的精神。因为会务工作是一项系统工程,每一个工作环节、过程,分工与分工之间,人与人之间,部门与部门之间需要互相配合,有机衔接.一旦某个环节、某项工作交接不好,整个会务工作都要受到影响。
   二、具备一定的知识修养。
   会务人员首先要对会议科学有精深的研究,比如文秘人员,要掌握会议的会前筹备、会间管理与服务工作技巧,掌握文件、材料的撰写和会议记录技巧等等。会务人员还要具备与会议学相关学科知识的修养,对政治学、经济学、管理学、心理学、写作学、宣传学、新闻学、公共关系学、装璜艺术、营养学、医学、计算机科学、会计学等学科知识要有所了解。这也是实现会务工作科学化、规范化、现代化,向会务工作者提出的要求。
   三、具备较高的业务工作能力。
   ①要具备较高的写作能力。包括文件、材料的撰写能力,简报的编写能力和做会议记录的能力。②要具备相当的听知能力,即听话和解口语的能力。作为会议记录人员,要有听取发言、意见,并加以择要撷取、综合组织的较复杂的听知能力和听取讨论、辩论、申诉以及对有争议的复杂问题迅速作出判断的判断性听知能力。③会务人员还要具备独立办事的能力和一定的社会交际能力。像会议活动的接待工作,本身就是一种社会交际活动,如机票、车船票的购买,与旅游服务部门的联系,这些都要求会务人员具有较强的独立办事能力和社交能力。
   ☞与会人员的修养与素质
   一、具备较强的使命感和责任感,有参政、议政的民主意识和愿望。
   这包括实事求是,坚持真理,不畏压力,敢于发表意见,特别是敢于发表与大多数人的意见相反的意见。
   二、具备较强的听知能力、语言表达能力、记忆记录能力。
   没有较强的听知能力,就无法全面、准确地了解会议内容,开会就失去了意义。没有较强的语言表达能力,就无法准确、清晰地表达自己的思想观点和反映情况,无法实现思想的交流和信息的交流。记忆记录的意义在于可加深对会议精神的理解,便于会后行动,更好地传达与落实会议精神。
   三、要有自觉遵守民主集中制的原则。
   召开决策性会议,在决策过程中可以充分发扬民主,可以畅所欲言、各抒己见,但这不等于就是自己的意见正确、必须按自己的意见办。在各种意见相持不下、尖锐对立时,我们就应该自觉遵守民主集中制原则,通过民主集中制形成决策。
   四、要有严格的组织纪律性,创造并维护良好会风。
   “八点开会九点到、十点才能做报告”,对于与会者来说,那是要不得的。改进会风,与会者首先要从我做起,自觉遵守会议纪律,做到按时到会、认真听会、积极思考;要认真做记录,积极发言;不做与会议无关的事、不说与会议无关的话、不想与会议无关的问题。既然来开会,就要专心致志地把会开好。

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