会议策划、方案、礼仪规范标准

  ☞《会议策划》
 “会议”一词,对我们中国人来说并不陌生。当打开电视机或上网冲浪时,成立大会、庆功会、发布会、电话会议、工作会议、座谈会、报告会.....不绝于耳,每当年末,各大公司还会举办年会来辞旧迎新。现如今,会议的发展已经成为宣传教育、发扬民主、互相沟通的有效手段,问题是要把会议开的精、办得好。
  要把会议办好,好的策划方案是第一步,下面我们就以公司年会为切入点做深入探讨。
  公司年会筹备最核心的准备工作就是制订年会预算,年会预算包含交通费用,年会活动场地费用,住宿费用和餐饮费用,还有一些活动费用。年会预算制定合理不仅可以赢得领导的认可,也是年会是否顺利实施的一项保证。接下来就为你讲一下策划年会以及需要注意的地方。
  首先要考虑的是在哪开年会,如果公司只是在本地办公,年会活动场地在本地,这样交通费用就会省下很多,如果公司在外地有分公司,或者年会活动场地在其他城市,那么就要考虑添加交通费用,年会需要多少人参加,出发地至会务地的交通费用和会议期间交通费用,还有欢送交通及返程交通都是要考虑在内的部分。
  其次就要考虑年会活活动场地租赁,这是在年会预算中占比重很大的一部分费用。你想要开什么规模的年会,需要年会活动场有哪些设施,在年会活动开始的时候有哪些需要布置,这些都是要考虑的问题。而大多数的工作人员对这方面还不是很熟悉,挨家年会活动场地去比价看服务不仅需要大量的时间和精力,因为只是合作一次,酒店给出的优惠价格往往不会很满意,建议预定选年会活动场地时可以到场地网上去看看,上面会有当地酒店和会议中心的介绍,报价和网友对酒店的评价,如果参加团购还可以得到更多优惠。
  定下来年会活动场地,接下来要考虑的就是住宿费和餐饮,住宿应该非常好理解,如果年会活动场地提供就更好了,如果没有就需要年会组织者提前预定,正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。年会活动组织者明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围以便做出相关安排。会议的餐饮可以很简单,也可以很复杂,这取决于年会活动的需要及会议目的。
  除非年会活动长期在室外,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括设备本身的租赁费用和设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,这点也可以委托年会活动场地的工作人员协助完成。
  很多公司在年会开完后会有节目表演的过程,在节目表演的过程中穿插着年终奖的发放,或者公司对员工的奖励,这些需要提前跟年会活动场地工作人员沟通,由他们提供表演的活动场地和所需要的视听设备。这部分比较简单了,只需要统计好表演的节目和参与的人数就可以。
  细节决定成败。一场成功的年会,需要准备充分,细心决定了成败,同时也需要各个部门的配合,只有公司上下群策群力,积极参与,才能完成一个圆满的年会。


  ☞《会议方案》
  一、会议方案的含义
  会议方案是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排的会议文书,属计划类公务文书。会议方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案。一般单位内部召开的小规模的例行会议可以通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事物。制定好会议方案,在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素作出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。有些会议还需要向上级机关请示核准,会议方案可作为上级审核批准的重要依据。有些会议方案也可发挥通知作用,向联办或与单位通报筹备情况,以便做好必要的准备。

  二、会议方案的特点
  会议方案具有针对性、指导性、多样性的特点。
  1、针对性
  会议方案是针对大型会议所做的规划安排,因此具有针对性。
  2、指导性
  会议方案对会议正个进行过程具有指导作用。
  3、多样性
  由于会议种类多样,相应的会议方案也具有多样性的特点。
 
  三、会议方案的作用
  1、会议方案是一种为大型的或重要的会议所做的预设方案。会议方案要在会议召开前,对会议预期效果、整个日程做出安排,使会议能顺利进行,取得圆满的结果。
  2、主要用于对比较复杂的工作做出全面的部署,因而也可以说是较为繁复的计划之一。
  四、会议方案的种类
  按照会议性质,可以分为以下三种。
  1、代表会议方案
  代表会议一般参加会议人数加多,召开时间较长,会议程序严格,而且不同级别的代表会有不同的要求,其方案也比较复杂。
  2、工作会议方案
  工作会议,虽然不像代表会议在程序和规格上要求那样严格,但在材料的准备工作上有自己突出的特点。
  3、表彰奖励性会议方案
  表彰奖励性会议除去会议本身之外,因涉及奖旗、奖状、奖品之类,在财务和物资方面需要做好准备,其会议方案比较复杂。

  五、会议方案的协作结构
  会议方案常由标题、正文、签署三个部分组成
  1、标题
  规范的写法应由召开单位、事由(会议名称)和文种类别(方案)“三要素”组成。个别情况有省略会议召开机关(发文机关)的。
  2、正文
  通常由开头、主体和结尾三部分构成。在开头之前,有的要写明方案的送达机关。属于要送上级机关批示的,就写送达上级机关名称,属于要下级知晓的、发给与会机关或个人的,则写下级机关名称。开头部分应写明制文(开会)的缘由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等,大致相当于一般专题方案中“指导方针”“总体设想”部分。会议方案的主体部分,要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况,相当于一般方案中的“主要目标”“实施步骤”和“政策措施”三项。结尾语部分的写作,要根据会议方案的性质而定,属下级机关请示上级机关的,可写上类似请示报告结尾的用语。如,“以上方案,当否,请批示”。
  3、签署
  签署发文机关和日期。属于上级机关的“指导性”方案,多将日期标示在标题下;若发文在标题中已经标明,则不另外落款。

  六、会议方案的注意事项
  1、科学安排,考虑全面。会议方案是进行会议的依据,会前要把举行会议的有关规定、个想法程序、各方面可能遇到的情况都要考虑到、估计到,总揽全局、全面统筹。
  2、明确要求,安排细致。大中型会议涉及人员多,头绪繁,内容杂,在设计会议筹备方案时应周密考虑,妥善安排有关事项。如对材料撰拟、分发、会标制挂、座位排列制作、安全保卫、医疗服务等都作明确的安排。对会议衔接时间要计算准确,周密计划,精心安排。
  3、留有余地,灵活机动。既要把任务、时间尽可能计算准确,同时,又要为相关活动留有弹性空间,防止安排太紧、太满而造成被动。
  4、层次分明,合理安排条款顺序。写作时合理安排各条款间的逻辑顺序,既要条款分明,又要顺序合理。

  ☞《会议礼仪规范标准》
  会议礼仪,是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的的事项,懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。
  在准备会议之前(北京会议场地租赁),首先要明确会议的目的是什么?是要传达上层决策者的精神、策略,还是为了解决某个具体的问题或危机?不管具体的目标如何,召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针,使各个部门的经营策略与公司目标协调一致,群策群力,找到解决问题的最佳方案。严格地讲,不同类型的会议,其礼仪规范标准也不尽相同。在这方面的基本要求主要有三点:
  其一,组织会议要有标准,依程序,讲规范,明措施,这是会议礼仪的首要要求。
  其二,会议组织与管理认真负责。无论是自己主办,还是奉命办会,都要全力投入,审慎对待,精心安排,保障措施到位,礼仪规范处处一丝不苟。
   其三,举办会议要坚持求真务实。召开会议,重在解决实际问题。在这一前提下,要争取少开会、开短会,严格控制会议的数量与规模,彻底改善会风。这三点要求既是会议礼仪的总要求。也是领导者召开各会议取得成功的必要条件。
  会议组织者和会务人员必须具备高度的会议礼仪意识,只有以标准和到位的礼仪规范保证会议的有序进行,才能把会议的组织工作做好,真正达到会议的目的。

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